Các dịch vụ lưu trữ đám mây

Các dịch vụ như OneDrive, Dropbox hay là Google Drive và các dịch vụ lưu trữ đám mây khác đều có các ứng dụng riêng của nó cho phép cài đặt trên máy tính cá nhân (trên cả hệ điều hành Windows, MAC, hay Unix) hoặc trên điện thoại di động thông minh (smartphone)

Ứng dụng của các dịch vụ đám mây trên điện thoại

Những ứng dụng cloud này sẽ có một thư mục riêng trên máy tính, và chúng ta chỉ việc lưu trữ toàn bộ dữ liệu của mình trong thư mục này, hệ thống cloud sẽ tự động đồng bộ dữ liệu của chúng ta tại máy tính với hệ thống lưu trữ đám mây trên internet. Việc này sẽ giúp chúng ta tiết kiệm thời gian nếu dùng bằng cách upload file bằng trình duyệt web, mọi thứ đều được thiết lập tự động và rất dễ dàng để lưu trữ file trên đám mây.

Hằng ngày, trong khi làm việc, thường thì những file dữ liệu trước đây chúng ta thường lưu trong thư mục My Document hay lưu ở một folder nào đó ở ổ D hoặc E. Tuy nhiên, nếu làm như vậy thì đôi khi máy tính gặp sự cố, ta rất khó có thể lấy lại được file dữ liệu đang làm, hoặc những tai nạn thiên tai, hệ thống máy tính bị phá hủy, mất toàn bộ dữ liệu. Chính vì vậy một điểm cần lưu ý là khi lưu trữ các file dữ liệu, chúng ta sẽ lưu trữ trực tiếp vào thẳng thư mục cloud đã cài đặt, quá trình sau khi lưu thì các dịch vụ cloud này sẽ tự đồng bộ dữ liệu của chúng ta lên mây. Lợi ích đầu tiên có thể dễ dàng thấy được là nếu sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây (cloud) này, thì chúng ta luôn có một bản dự phòng của file trên các dịch vụ cloud này. Trường hợp nếu chúng ta lỡ tay xóa file đó đi, thì trên các dịch vụ đám mây vẫn còn lưu các file rác của chúng ta khoảng 30 ngày sau mới chính thức biến mất.

Theo khuyến cáo thì chúng ta có thể lưu trữ mọi dữ liệu quan trọng trên đó, nhất là những thứ liên quan tới công việc của chúng ta, nguy cơ máy tính bị virus tấn công, hay gặp các sự cố liên quan tới phần cứng, ổ cứng máy tính là luôn hiện hữ, rủi ro có thể đến bất cứ lúc nào. Khi sử dụng các dịch vụ cloud này, chúng ta sẽ yên tâm hơn trong việc lưu trữ dữ liệu.

Thêm một lợi ích nữa trong việc chúng ta lưu trữ trên các dịch vụ cloud này là nó sẽ lưu lại nhiều phiên bản của file, gọi là versioning, khi một file được upload lên cloud thì nó sẽ là phiên bản đầu tiên, nếu ta tiếp tục làm việc và lưu lại thì nó sẽ lưu trữ tiếp một phiên bản tiếp theo (ver2, ver3, ver4…).

Hình ảnh các version file dữ liệu đã làm và thay đổi

Vì vậy, khi ta làm việc các file dữ liệu trên máy tính tới các phiên bản như ver8, nhưng có sự thay đổi, và ta muốn quay về làm lại từ ver2, thì việc này nếu làm thủ công sẽ mất thời gian và ta cũng không thể biết nên bắt đầu lại từ đâu, thay vì vậy, ta có thể restore lại file dữ liệu vừa làm, ra các phiên bản trước trên cloud, việc này chỉ mất khoảng vài giây. Chức năng này khá là hữu ích khi ta vô tình bấm xóa một đoạn nội dung của file dữ liệu đang làm và bấm nút save, đóng file luôn. Khi mở lại thì chúng ta không thể undo lại những việc ta đã làm được, chức năng versioning của dịch vụ cloud là một cứu cánh cho ta trong trường hợp này.

Tính năng versioning này có có một lợi ích khác là nếu lỡ như file dữ liệu của chúng ta đang làm việc bị virus phá hoại làm hư hỏng, hoặc hiện nay có loại virus Ramsomware (là loại virus mã hóa các file dữ liệu văn phòng, đòi tiền chuột, loại này đang rất phổ biến hiện nay, một biến thể của nó có tên là Criptolocker). Các loại virus có thể làm thay đổi nội dung bên trong, hoặc thay đổi các bit dữ liệu của file. Nếu file dữ liệu chúng ta bị nhiễm loại virus này, thì hệ thống các dịch vụ Cloud có thể sẽ nhận biết đây là một phiên bản mới và khi gặp lỗi chúng ta chỉ cần restore ngược về bản cũ là xong. Tương tự, ransomeware mã hóa file thì cũng tạo ra một phiên bản mới của chính file đó hoặc xóa hẳn khỏi máy tính của chúng ta. Trong trường hợp này, bạn cũng chỉ cần restore lại file sau khi đã quét hết ransomeware và malware là ổn.

Một lợi ích tuyệt vời mà theo tôi là hết sức cần thiết khi ta làm việc trên nhiều máy tính (máy tính ở cơ quan, máy tính ở nhà, laptop…hay cả di động chúng ta đang sử dụng). Nếu theo cách truyền thống, thì chúng ta muốn tiếp tục công việc đang giang dở trên cơ quan thì phải sử dụng USB hoặc email để lưu trữ file để về nhà làm tiếp tục, hoặc di chuyển tới nơi cần làm việc, nhưng tính năng của các dịch vụ cloud là cho phép đồng bộ (sync) toàn bộ các thiết bị, máy tính mà có cài đặt chung một tài khoản của dịch vụ cloud, sau khi chúng ta làm việc xong là hệ thống tự đồng bộ ngay lập tức, rất tiện dụng.

Dropbox trên điện thoại di động

Tôi thường hay sử dụng dropbox để lưu trữ dữ liệu khi làm việc, hầu hết các công việc làm tại cơ quan tôi đều lưu trữ trên Dropbox để lưu trữ dữ liệu làm việc của mình. Đôi lúc đi ra ngoài, nếu bình thường, dữ liệu đơn thuần chỉ lưu trữ trên máy làm việc tại cơ quan thì việc truy xuất các dữ liệu cần khi ở ngoài cơ quan là một điều bất khả thi, nhưng khi sử dụng các dịch vụ cloud rồi, thì chỉ cần một smartphone hay máy tính kết nối internet là chúng ta có thể truy xuất các dữ liệu cần thiết mà chúng ta đã lưu trữ trên máy tính ở cơ quan. Đây là một điểm mạnh của các dịch vụ lưu trữ đám mây.

Nếu chúng ta cài các ứng dụng của các dịch vụ cloud này trên smartphone ta đang dùng, thì những hình ảnh hoặc video chụp từ điện thoại, hệ thống sẽ tự động lưu trữ trực tiếp lên dịch vụ cloud, và tự đồng bộ với máy tính của mình khi smartphone kết nối internet, vì vậy, hình ảnh và video chúng ta có thể xem trên máy tính một cách dễ dàng mà không cần bất cứ một thiết bị nào để copy dữ liệu hình ảnh và video qua máy tính.

Tuy nhiên, rào cản lớn nhất của các dịch vụ cloud hiện nay là dung lượng lưu trữ khi đăng ký ban đầu, đối với dịch vụ của Dropbox là 2GB, Onedrive là 5GB và Google Drive là 15GB. Chính vì vậy, tùy theo dịch vụ cloud chúng ta thấy phù hợp thì đăng ký sử dụng. Đối với Dropbox cũng có tính năng tăng dung lượng khi chúng ta gửi các đường link giới thiệu dùng Dropbox cho bạn bè của chúng ta.

Sắp xếp các thư mục trên dịch vụ lưu trữ Dropbox

Trên đây là một số tính năng và lợi ích trong việc sử dụng các dịch vụ cloud mà tôi muốn chia sẻ với mọi người, hy vọng sẽ giúp chúng ta lưu trữ dữ liệu một cách an toàn hơn, tiện dụng hơn. Tuy nhiên, việc lưu trữ trên các dịch vụ cloud cũng nên lưu trữ theo cấu trúc thật gọn gàng, đừng dồn tất cả các file dữ liệu vào một thư mục duy nhất. Nên đăng tên, hoặc đặt số thứ tự theo công việc chúng ta đang làm. Có thể phân ra theo file cá nhân hoặc file công việc cơ quan. Khi tìm kiếm giúp ta nhanh chóng tìm ra được file dữ liệu chúng ta cần hoặc khi gặp sự cố thì có thể restore ngày lập tức để phục vụ cho công việc.

Dưới đây là một số link để đăng ký tài khoản:

Dropbox: https://db.tt/XJ4APgjs

Onedrive: https://onedrive.live.com/

Google Drive: https://drive.google.com/